Без бумажной волокиты. Более 100 тысяч документов обрабатывается онлайн    

Сегодня невозможно представить взаимодействие различных учреждений, предприятий и органов власти любого уровня без обмена документами. И если 15-20 лет назад информация передавалась только на бумаге, то сейчас успешно внедряют электронный документооборот. В режиме онлайн только на Ямале обрабатывают более миллиона документов.

Система электронного документооборота в Муравленко начала внедряться в 2011 году. Сегодня ежегодно в режиме онлайн обрабатывается более 100 тысяч документов. Как усовершенствовать систему и сделать её более удобной для использования, обсудили на ежегодной конференции с участием представителей аппарата губернатора, профильных департаментов и местных органов власти. 

Юрий Кулаков, заместитель руководителя аппарата губернатора ЯНАО, подчеркнул: «У нас в каждом муниципальном образовании подключены к системе электронного документооборота не только органы власти, но и все бюджетные организации, государственные, образовательные, лечебные учреждения. На Ямале в муниципалитетах создана система, которая работает сегодня более успешно, чем в некоторых других регионах. Благодаря ей мы видим работу наших коллег не только в правительстве Ямала, но и в других муниципалитетах. Чиновники открыты как между собой, так и перед населением автономного округа».

Максимально упростить и ускорить

Как сделать систему быстрее и еще эффективнее – главная тема девятой конференции «Система электронного документооборота и межведомственного взаимодействия». На встрече были представлены разработки IT-компаний, позволяющие максимально упростить и ускорить процесс обработки документов, а главное – свести к минимуму время для ответа, например, на запрос гражданина. Кстати, в Муравленко добились значительного сокращения сроков реагирования на обращения граждан – с 30 до 10 дней.

Но бывают случаи, когда для полноценного ответа специалисту требуется поработать со значительным объемом документов. Система электронного документооборота требует постоянного усовершенствования. На Ямале в органах власти используют информационные продукты «Компани Медиа», разработанные обществом «ИнтерТраст». И сегодня IT-специалисты готовы предложить уже шестую версию программы.

Александр Савельев, заместитель генерального директора ЗАО «Компания «ИнтерТраст», рассказывает: «Сегодня документ в системе электронного документооборота доходит и регистрируется практически моментально. У того, кто его отправлял, сразу же появляется информация, что он зарегистрирован. Когда входите на портал госуслуг, вы видите сразу, что ваше обращение зарегистрировано. Далее этот документ доводится до исполнителя. А ему, чтобы подготовить ответ, необходимо собрать много информации, и не вся она имеется в электронном виде».

Оцифровка – главная задача

Много важных документов хранится в архиве. Конечно, сегодня вновь создаваемые нормативные или законодательные акты имеют электронный вид, и исполнитель может двумя щелчками компьютерной мыши извлечь нужный из базы данных для ознакомления. Но есть и огромные массивы информации, созданные в доцифровую эпоху и хранящиеся в архивах в аналоговом – бумажном виде. Архивариусы проводят их оцифровку. И прежде всего это делается для удобства граждан.

«Это в первую очередь документы архивного фонда Российской Федерации. На сегодняшний день у нас на Ямале оцифровано больше десяти тысяч единиц хранения таких документов, и перед архивами сегодня стоит задача – создать условия и обеспечить возможности для приема на постоянное хранение электронных документов, которые находятся в текущем делопроизводстве», – поясняет начальник отдела архивного фонда РФ службы по делам архивов ЯНАО Ирина Любимова.

В Муравленковском муниципальном архиве хранится 26 тысяч дел. Часть из них уже переведена в цифровой вид, и работа над этим продолжается. Только за прошлый год в архив поступило более двух тысяч обращений граждан. Муравленковцы запрашивали информацию о местах своей работы, заработной плате, искали родственников. Кроме этого, в 2019 году перед архивами стоит задача – наладить онлайн-взаимодействие с госучреждениями и начать предоставлять информацию гражданам в электронном виде.

«Сейчас рассматриваются вопросы взаимодействия с Многофункциональным центром, с порталом госуслуг, пенсионным фондом. То есть 2019 год – это для нас такой рубеж – переходный период к получению запроса от гражданина в электронном виде и, соответственно, направлению ответа также в электронном виде», – говорит начальник отдела по делам архивов Администрации города Оксана Маркова.

Найти точки соприкосновения

Красной нитью всей конференции и коллегии архивной службы стала мысль о создании единых требований и методик работы с системой электронного документооборота. За информационными технологиями будущее, но в одиночку выстроить бесперебойно работающую систему невозможно. Директор Государственного архива ЯНАО Николай Вилль считает, что «информационной пропасти» между различными учреждениями не существует, есть ряд несостыковок на законодательном уровне: «Есть законодательство архивное, и есть законодательство у Многофункциональных центров. Своё оно и у пенсионного фонда. И вот нам важно найти эти точки соприкосновения и в том числе в формате таких конференций и встреч. Нельзя сказать, что между нами пропасть, и я думаю, что взаимодействие будет налажено».

В 2019 году исполняется 85 лет архивной службе Ямало-Ненецкого автономного округа. Запланировано проведение множества мероприятий в честь юбилея, в том числе и в Муравленко. Но всё же главная задача, стоящая перед архивариусами в текущем году, – это перевести максимально большее количество документов в электронный вид и упростить к ним доступ.

Эрнэст Бавшин